Tinc un email (o cent)! 📧

El correu electrònic és una magnífica eina de comunicació i de gestió. Tot i que utilitzada sense control es pot convertir en el nostre pitjor enemic en quant al nostre temps, en un lladre de temps dels grossos.
Hi ha alguns estudis que diuen que una persona en un lloc administratiu, pot dedicar la meitat de la seva jornada laboral a la gestió, redacció, lectura i enviament de correus. Et sembla aquest model un model productiu?

Anem a repassar doncs alguns aspectes amb els que cal posar atenció perquè el mail no es comverteixi en l’amo i senyor del teu temps:

📧 Safata d’entrada. és un espai temporal, un espai pels correus pendents que necessiten de la teva atenció/gestió. Limitar-ne el nombre de mails i gestionar-los de forma diària t’ajudarà a mantenir el correu en ordre. No es tracta d’un espai on emmagatzemar correus ni on es queden tots els correus que entren, és una zona de pas.

📧 Ordre. Igual que en qualsevol altre espai de la nostra vida, mantenir un ordre digital en els teus mails, t’ajudarà a fluir. Com en qualsevol procés d’ordenar, el menys és més aquí també ens val. No cal guardar tots els correus que entren, no cal guardar correus per justificar accions o pel famós ‘em vas dir….i ho tinc per escrit’. Guarda només aquells que et seran útils i necessaris per desenvolupar les teves tasques o aconseguir els teus objectius. Crea carpetes temàtiques per guardar aquells correus que siguin necessaris de conservar i així no els tindràs a la safata d’entrada (on només hi deixem aquells correus pendents o que requereixen d’alguna acció). Consulta de tant en tant les carpetes arxivades i fes neteja, p.ex: un projecte ja finalitzat, un esdeveniment del que has anat guardant les comunicacions, comprovants, entrades….etc.

📧 És necessari enviar el correu? Enviem molts més correus electrònics dels que tocaria, masses. Abans de donar-li al clic o de redactar-lo, pregunta’t si és la forma adequada de comunicar el que has de dir. L’enviament d’un mail genera ‘brutícia’ colateral al que l’envia i al que el rep i moltes vegades és una pèrdua de temps: de redactar-lo, de llegir-lo, de contestar, de borrar-lo de la safata d’entrada, de la safata d’enviats…etc. Potser amb una trucada, anant fins la taula del receptor (si treballeu al mateix espai) o quan coincidiu en una reunió per abordar varis temes, es pot solucionar d’una forma més àgil el dubte, petició o informació que necessitis transmetre. Pensa abans d’enviar si la informació que transmets necessita ser transmesa així. I sobretot!!!! no abusis dels CC, CCO, posant en còpia a tothom. Només cal que rebi el correu els afectats directes. Posar en còpia a més d’un interlocutor algunes vegades pot demostrar falta de confiança (quan p.ex envies el mail en còpia al supervisor/a de la persona), o pot esbaïr responsabilitats ja que el mail s’envia a tanta gent que els receptors no són conscients de qui ha d’assumir la gestió d’aquella informació.

📧 Revisar les subscripcions. Moltes vegades al fer una compra online, al consultar una web, al registrar-nos en una app…ens registrem de forma automàtica a una newsletter i rebem bomberdejant-nos un allau de correus a la nostra safata. Revisa periòdicament aquells correus que reps comercials. T’interessa la info? Si és que no, dóna’t de baixa (en tots els correus trobaràs al final del mail una opció per esborrar la teva subscripció). Potser t’has registrat sense saber-ho, potser la informació et va ser d’interés però ara ja no, potser reps molts més mails dels que voldries…doncs posa-hi solució i mantingues a ratlla aquests correus.

Que no sigui el correu electrònic qui dirigeixi la teva agenda ni la teva planificació diària.

Repassem doncs en forma de resum quins seràn els hàbits que t’ajudaran a mantenir a ratlla el teu correu:

No permetis que el correu electrònic et robi més temps del que toca!