Tots hem patit experiències d’assistir a reunions on hem tingut la sensació d’estar perdent el temps.
Les reunions són imprescindibles per al bon funcionament de qualsevol negoci o treball. Són l’espai on ens comuniquem, es creen noves idees, es prenen decisions, col·laborem i aprenem. Però són moltes les persones que no s’alegren que les citin a les reunions o assisteixen a elles amb molt poques expectatives que aquestes serveixin per a alguna cosa.
Quan les reunions són ordenades, es converteixen en eficaces i motivadores, però quan són desordenades desmotiven.
Com aconseguir unes reunions eficaces?
Tenir en compte aquests 7 punts poden ajudar-te a posar ordre en els teus reunions:
📋 Marca un objectiu. La reunió es convoca amb un propòsit clar i és important que aquest sigui compartit.
📋 Assegura’t que tots els assistents hi són convocats perquè són necessaris. Sembla una cosa òbvia però molt sovint moltes persones no saben el motiu pel qual se’ls cita a una reunió o considera la seva assistència no necessària.
📋 Avança l’ordre del dia perquè tothom pugui preparar els temes a tractar. Avisa als assistents si cal revisar algun document o preparar alguna informació prèvia.
📋 El temps és or! Per tant limita un temps màxim (no més de 60 minuts) i comença puntual. Tingues en compte que quan tenim un temps marcat, encara que el propòsit acabi abans, és habitual acabar allargant-nos fins a l’hora prevista de fi. Sigues prudent a l’hora de posar el temps màxim de la cita.
📋 Al començar repassa l’ordre del dia per posar focus i que la reunió es centri en el seu propòsit.
📋 Fomenta la participació i respecta totes les opinions. Donar espai per resoldre dubtes i expressar punts de vista augmentarà la implicació i compromís.
📋 Abans d’acabar la reunió fes un resum dels punts clau i millor que quedin per escrit els acords de qui fa què i dates de lliurament pactades. Lliurar una acta final amb els acords, dates i decisions preses augmentarà els resultats.
Valorar si totes les reunions que tenim programades, aquelles que estan automatitzades o periòdiques són veritablement necessàries i veure si poden unificar-se o ajuntar-se en un sol dia pot ajudar-nos a sentir-nos més productius i més feliços en els nostres llocs de treball.
Quan les reunions són efectives:
- No marxes sentint que ha estat una pèrdua de temps.
- Es resolen qüestions o bé s'avança en elles.
- Tothom se'n va sabent quins són els següents passos, qui els ha de fer i quan.
