Todos hemos sufrido experiencias de asistir a reuniones dónde hemos tenido la sensación de estar perdiendo el tiempo.
Las reuniones son imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier negocio o trabajo. Son el espacio dónde nos comunicamos, se crean nuevas ideas, se toman decisiones, colaboramos y aprendemos. Pero son muchas las personas que no se alegran de que les citen a las reuniones o asisten a ellas con muy pocas expectativas de que estas sirvan para algo.
Cuando las reuniones son ordenadas, se convierten en eficaces y motivadoras, pero cuando son desordenadas desmotivan.
¿Cómo conseguir unas reuniones eficaces?
Tener en cuenta estos 7 puntos pueden ayudarte a poner orden en tus reuniones:
📋 Que tengan un 𝗼𝗯𝗷𝗲𝘁𝗶𝘃𝗼, la reunión se convoca con un propóstio claro y es importante que éste sea compartido.
📋 Asegurarte que todos los 𝗮𝘀𝗶𝘀𝘁𝗲𝗻𝘁𝗲𝘀 estan porqué son necesarios. Parace algo obvio pero muy a menudo muchas personas no saben el motivo por el cuál se les cita a una reunión o considera su asistencia no necesaria.
📋 Avanza el 𝗼𝗿𝗱𝗲𝗻 𝗱𝗲𝗹 𝗱í𝗮 para que todo el mundo pueda prepararse los temas a tratar. Avisa a los asistentes si es necesario revisar algun documento o preparar alguna información previa.
📋 ¡El tiempo es oro! por lo que limita un 𝘁𝗶𝗲𝗺𝗽𝗼 máximo (no más de 60 minutos) y empieza puntual. Ten en cuenta que cuando tenemos un tiempo marcado, aunque el propósito termine antes, es habitual acabar alargándonos hasta la hora prevista de fin. Sé prudente al poner el tiempo máximo de la cita.
📋 Al empezar repasa el orden del día para poner 𝗳𝗼𝗰𝗼 y que la reunión se centre en su propósito.
📋 Fomenta la 𝗽𝗮𝗿𝘁𝗶𝗰𝗶𝗽𝗮𝗰𝗶ó𝗻 y respeta todas las opiniones. Dar espacio para resolver dudas y expresar puntos de vista aumentará la implicación y compromiso.
📋 Antes de terminar la reunión haz un 𝗿𝗲𝘀𝘂𝗺𝗲𝗻 de los puntos clave y mejor que quede por escrito los acuerdos de quién hace qué y fechas de entrega pactadas. Entregar una acta final con los acuerdos, fechas y decisiones tomadas aumentará los resultados.
Valorar si todas las reuniones que tenemos programadas, aquellas que estan automatizadas o periódicas son verdaderamente necesarias y ver si pueden unificarse o juntarse en un solo día puede ayudarnos a sentirnos más productivos y más felices en nuestros puestos de trabajo.
Cuando las reuniones son efectivas:
- No te marchas sintiendo que ha sido una pérdida de tiempo.
- Se resuelven cuestiones o bien se avanza en ellas.
- Todo el mundo se va sabiendo cuáles son los siguientes pasos, quién debe hacerlos y cuándo.
