El correo electrónico es una magnífica herramienta de comunicación y de gestión. Aunque utilizada sin control puede convertirse en nuestro peor enemigo en cuanto a nuestro tiempo, en un ladrón de tiempo de los gordos. Hay algunos estudios que dicen que una persona en un puesto administrativo, puede dedicar la mitad de su jornada laboral a la gestión, redacción, lectura y envío de correos. ¿Te parece este modelo un modelo productivo? Vamos a repasar pues algunos aspectos con los que hay que poner atención para que el mail no se comverteixi en el amo y señor de tu tiempo: 📧 Bandeja de entrada. es un espacio temporal, un espacio para los correos pendientes que necesitan de tu atención / gestión. Limitar el número de mails y gestionarlos de forma diaria te ayudará a mantener el correo en orden. No se trata de un espacio donde almacenar correos ni dónde se quedan todos los correos que entran, es una zona de paso.
📧 Limita tu tiempo de consultadel correo electrónico. Tener la app de correo abierta y con notificaciones constantes de entrada de mails es un ladrón de tiempo con mayúsculas. Nos desconcentra de las tareas que estamos haciendo, nos aleja de nuestro foco y objetivos y nos «descuadra» la planificación de tareas que tanto nos habíamos currado. Desconectar las notificaciones de entrada de mails de tu pc, no estar pendiente del móvil y no mirar de forma constante la bandeja de entrada te ayudará a poner foco. Programar un tiempo de consulta del mail en tu agenda o coger el hábito de consultar el mail en horas puntuales y desconectar su resto de horas te serán hábitos de ayuda.
📧 Orden. Como  en cualquier otro espacio de nuestra vida, mantener un orden digital en tus mails, te ayudará a fluir. Como en cualquier proceso de ordenar, el menos es más aquí también nos vale. No es necesario guardar todos los correos que entran, no es necesario guardar correos para justificar acciones o por el famoso ‘me dijiste …. y lo tengo por escrito’. Guarda sólo aquellos que te serán útiles y necesarios para desarrollar tus tareas o conseguir tus objetivos. Crea carpetas temáticas para guardar aquellos correos que sean necesarios de conservar y así no los tendrás en la bandeja de entrada (donde sólo dejamos aquellos correos pendientes o que requieren de alguna acción). Consulta de vez en cuando las carpetas archivadas y haz limpieza, p.ej: un proyecto ya finalizado, un evento del que has ido guardando las comunicaciones, comprobantes, entradas …. etc. 📧 ¿Es necesario enviar el correo? Enviamos muchos más correos electrónicos de los que tocaría, demasiados. Antes de darle al clic o de redactarlo, pregúntate si es la forma adecuada de comunicar lo que tienes que decir. El envío de un mail genera ‘suciedad’ colateral al que lo envía y al que lo recibe y muchas veces es una pérdida de tiempo: de redactarlo, de leerlo, de contestar, de borrarlo el de la bandeja de entrada, de la bandeja de enviados … etc. Quizás con una llamada, yendo hasta la mesa del receptor (si trabaja en el mismo espacio) o cuando coincidís en una reunión para abordar varios temas, se puede solucionar de una forma más ágil la duda, petición o información que necesites transmitir. Piensa antes de enviar si la información que transmites necesita ser transmitida así. Y sobre todo !!!! no abuses de los CC, CCO, poniendo en copia a todo el mundo. Basta que reciba el correo los afectados directos. Poner en copia a más de un interlocutor algunas veces puede demostrar falta de confianza (cuando p.ej envías el mail en copia al supervisor / a de la persona), o puede esvanecer responsabilidades ya que el mail se envía a tanta gente que los receptores no son conscientes de quién debe asumir la gestión de aquella información. 📧 Revisar las suscripciones. Muchas veces al hacer una compra online, al consultar una web, al registrarse en una app … nos registramos de forma automática a una newsletter y recibimos una avalancha de correos en nuestra bandeja. Revisa periódicamente aquellos correos que recibes comerciales. ¿Te interesa la info? Si es que no, date de baja (en todos los correos encontrarás al final del mail una opción para borrar tu suscripción). Quizás te has registrado sin saberlo, tal vez la información te fue de interés pero ahora ya no, tal vez recibes muchos más mails de que querrías … pues pon solución y mantén a raya estos correos.

Que no sea el correo electrónico que dirija tu agenda ni tu planificación diaria.

Repasemos pues en forma de resumen cuáles serán los hábitos que te ayudarán a mantener a raya tu correo:
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  • Asignar tiempo concreto a consultar el correo electrónico.
  • No tener la app de correo abierta con notificaciones que nos entran de forma constante.
  • Hacer un uso más responsable del envío de mails.
  • Revisar que me entra y tomar medidas.
  • Tener el correo electrónico al día.

¡No permitas que el correo electrónico te robe más tiempo del que toca!